Um bom produtor de eventos sabe praticamente de cor a lista de tarefas que precisa cumprir para fazer um bom trabalho. No entanto, os eventos religiosos têm peculiaridades que precisam ser levadas em conta na hora da organização.
Foi pensando em ajudar você nessa missão que elaboramos um checklist para evento religioso. Aqui, você vai encontrar tudo o que precisa na hora de organizar esse tipo de ação, desde orientações sobre local, vestimentas e até alimentação dos participantes.
Continue a leitura e confira a lista perfeita para você ter tudo sob controle, sem imprevistos, e garantir que seu evento seja um sucesso!
Confira o checklist para evento religioso
1. Comece o planejamento
O primeiro passo para organizar um evento é fazer uma reunião com o contratante. Conhecida como briefing, essa estratégia permitirá que você saiba quais são as principais características e singularidades do evento, como dia, hora, tipo de ação, para quantas pessoas, que tipo de alimentação vai ser servida, entre outras.
Procure fazer o máximo de perguntas possíveis sobre a atividade e expectativas do cliente para que você possa satisfazê-lo. Lembre-se: você precisa ser capaz de atendê-lo no que ele precisar, mas sem interferir em suas crenças ou dogmas. Proporcionar exatamente aquilo que o cliente pede vai ajudá-lo ainda aumentar a interação entre os membros de sua igreja, fortalecendo o grupo.
2. Defina o local e a estrutura
Agora que você já tem um briefing completo sobre o evento que vai organizar, é hora de escolher um local de acordo com as características dessa ação. Veja abaixo algumas opções:
2.1. Retiro espiritual
Se o seu evento for um retiro espiritual, procure uma casa adequada à ocasião, que comporte o número estimado de pessoas e que ofereça estrutura (quartos para as pessoas dormirem, banheiro, cozinha etc).
Sempre que possível, escolha um local que também tenha uma área ao ar livre, pois o contato com a natureza permite momentos de paz e reflexão. Aproveite para ver aqui uma lista de filmes com ensinamentos religiosos que podem inspirá-lo na organização do seu evento.
2.2. Evento de música gospel
Vai organizar um evento de música gospel? Então procure um espaço que possibilite a estrutura de um show de acordo com a quantidade de pessoas esperadas. O local pode ser ao ar livre ou coberto, mas lembre-se de conferir a previsão do tempo para que haja proteção em caso de chuva e garantir que tudo esteja em consonância com as normas de segurança e o número de pessoas no espaço.
Não se esqueça também que será necessário montar um palco, viabilizar mesas, caixas de som, microfones, instrumentos e iluminação adequadas.
2.3. Almoços beneficentes
Muitos templos e igrejas promovem almoços beneficentes para arrecadar fundos. Se esta for a sua missão, estude a possibilidade de organizar o almoço no espaço da própria Igreja ou da instituição beneficiada. Em geral, esses lugares dispõem de cozinha, utensílios e grandes quantidades de mesas e cadeiras. Caso o local não comporte o evento, procure um espaço com essas características (de preferência coberto, para que não precise ser adiado em caso de chuva).
É importante conferir com o contratante quem ficará responsável pelos comes e bebes, definindo se será a equipe da igreja ou um buffet contratado. Em ambos os casos, considere a opção de ter garçons disponíveis para servir o público.
2.4. Vigílias
Caso seu evento seja uma vigília, confira se ela pode ser realizada na igreja/templo que o demandam. Caso não possa, procure uma casa tranquila, que leve a um momento de reflexão à noite. Lembre-se que, nesse caso, é preciso oferecer estrutura para as pessoas fazerem sua higiene pessoal ao final da vigília e tomar um café da manhã como encerramento do evento.
Caso a vigília seja em outro estado ou localização distante, cuide ainda de disponibilizar transporte. É importante ainda contar com seguranças, equipes de limpeza e equipes médicas para garantir a movimentação dos participantes e evitar qualquer surpresa.
3. Faça a inscrição e a divulgação
Agora que você já tem data, horário e local do evento definidos, é hora de fazer a divulgação do mesmo e partir para as inscrições.
Essa parte é fundamental para o sucesso da ação. Comece divulgando no mural da instituição que promove o evento, utilize redes sociais da mesma e das empresas envolvidas na organização. Se possível, faça um blog e um site com todas as informações que cercam o acontecimento.
Dependendo do tamanho do evento e do orçamento destinado a ele, pode ser necessário recorrer também à divulgação em veículos de comunicação (rádios especializadas, jornais e revistas) e à confecção de flyers. Essas ações devem ser colocadas em prática simultaneamente ao período das inscrições, uma vez que pessoas interessadas no evento surgirão rapidamente.
Para isso, recorra a sites especializados que oferecem esse tipo de estrutura, inclusive com isenção para eventos gratuitos. Essas plataformas permitem controlar o número de inscritos, cobrar a inscrição (quando necessário) com múltiplas formas de pagamento e até disponibilizam questionários de avaliação para você saber o que deu certo e o que precisa melhorar no próximo.
4. Ofereça alimentação adequada
Como vimos, cada tipo de evento tem uma demanda, estrutura e locais adequados. No caso dos eventos religiosos, pode ser que haja certas restrições de alimentos e bebidas que podem ou não ser servidos.
Para o retiro espiritual, organize uma alimentação balanceada e leve. Reserve ainda espaço para cafés e pequenos lanches entre uma atividade e outra e, se for permitido, um pequeno coquetel para encerramento das atividades. Já em uma vigília, disponibilize água e café à vontade e, no encerramento, ofereça um pequeno café da manhã aos participantes.
No caso de almoço beneficente e eventos de música gospel, além do cardápio, que tal oferecer opções de coquetéis saudáveis e sem álcool? Além de combinarem com a temática, eles darão um charme todo especial à ação.
5. Oriente sobre as vestimentas
Pode parecer óbvio que em eventos religiosos a vestimenta deve ser a mais comportada possível. No entanto, além de um dress code (ou seja, um código de vestimenta que esteja de acordo com a proposta da igreja/templo), é preciso observar ainda se o evento limita ou pede:
- certas cores para roupa;
- cobertura de certas partes do corpo (como a cabeça, por exemplo);
- execução de gincanas ou atividades esportivas (em caso positivo, é importante sugerir o uso de roupas leves e tênis);
- uso de algum tipo específico de peça de roupa ou acessório, como bonés ou lenços.
Lembre-se que é seu dever informar os participantes sobre esses detalhes e zelar para que todos se sintam confortáveis com essas solicitações.
Use o checklist para evento religioso e tenha sucesso
São muitos detalhes, etapas e encaminhamentos necessários para organizar uma ação como essa, não é? Por isso, por mais experiente que seja a sua equipe de produção, contar com a ajuda desse checklist para evento religioso é a melhor forma de garantir que nada fique para trás. O mais importante nesse tipo de ação é passar a mensagem que o evento se propõe, então analise cada detalhe e mãos à obra!
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